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2012年度

名刺管理の重要性

名刺管理の重要性

  企業に勤務している人は、新規・異動した場合の取引先への挨拶を中心とした取引先担当者・上司との名刺交換は欠かせない業務の一つである。勤続年数の加算により受け取る名刺の数も増加していき、ベテランクラスになると数百枚から千枚以上の名刺を持つ人もいると考えられる。

 名刺の整理はボックス型・ファイル型・データ型があり、その方法としては時系列順・氏名順・取引先別等があるが、どの名刺がどこにあるかを判別できるかを、管理する人にとって最もふさわしい管理方法を選定することである。A4タイプの名刺整理ファイル(1ページ9名分)を利用すると、一貫性があり、見つけやすい利点があるので、便利に利用できると考えられる。

 例えば最近数カ月以内に受け取った名刺は、最新ファイルで別管理をする。それ以前の分は分類された保存ファイルで管理しておけば運用しやすいものとなる。アナログ方式とは別に、名刺の管理をデジタル方式であるデータ管理する方法としては、携帯電話・スマートフォン・パソコン等があり、取引先へ行く際に住所を確認して地図を見ることも可能である。データ管理は応用が効いてくるという大きな利点がある。

 名刺交換は1対1、初対面同士の引き合わせ、複数の相手を紹介する、何年振りかの再会等々、さまざまなシーンが考えられる。上司と一緒の場合は自分の上司を紹介した後に、自分としての名刺交換をする必要がある。名刺交換をする場合には片手で互いにスムーズに同時交換をするが、相手に渡す場合は相手の名刺よりも低い位置で差し出す工夫をする必要がある。名刺交換は一度だけではなく、例えば数年前に課長として名刺交換をした人が部長に昇格した場合には、その時点で改めて部長としての名刺を受け取るべきである。 
 
取引先から帰社をした際には、名刺交換をした日付・用件、相手の特徴・出身地等を書き込んで最新ファイルをすることにより、後日その取引先を訪問する際に確認してから出かけるべきである。
名刺交換をする際に必要なことは相手の名前を覚えることであり、そのためには下記のポイントがある。

  • (1)人の名前を覚えて記憶しようという強い意識を持つこと。
  • (2)名刺交換の帰社後、最新ファイルに整理する際に顔・髪型・しぐさ・出身地等相手の特徴を
       記しておくこと。
  • (3)相手に関する情報を、自分の頭の中にきざみ込んでおき、後日訪問する前に確認すること。

 異業種交流会等での名刺交換は、一時的に多数のヤリトリがある反面、その場限りの対面に終わる可能性が高いので、通常の名刺交換とは違った状況といえるが、以降も交流の可能性がある場合は、通常の名刺交換と同様の管理をする必要がある。特に交流を期待する人には、帰社後、お礼の言葉を郵送・メールにて送付することも、今後の展開を期待する上で重要なことである。  

 名刺交換を余り気にしないで、帰社後は名刺ボックスに放り込んでいる人も見受けられるが、仕事の付き合いを更に深めていく場合には、デジタル方式・アナログ方式を問わず、名刺ファイルの管理をキチンとしておく必要があると考えられます。

 大手企業・中小企業を問わず、仕事を成果あるものに仕上げていく必要性から名刺管理は重要な業務の一環であることを認識して推進することを提案します。

2012年07月23日
イチカワCSR研究所 所長
経営コンサルタント 市川晃朗